Controles internos

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¿Qué son los "controles internos"

Los controles internos son métodos implementados por una empresa para garantizar la integridad de la información financiera y contable, cumplir los objetivos operativos y de rentabilidad, y transmitir las políticas de gestión en toda la organización. Los controles internos funcionan mejor cuando se aplican a múltiples divisiones y se ocupan de las interacciones entre los distintos departamentos comerciales. No hay dos sistemas de controles internos idénticos, pero muchas filosofías centrales con respecto a la integridad financiera y las prácticas contables se han convertido en prácticas de gestión estándar.

BREAKING DOWN 'Controles internos'

Los controles internos deben estar documentados para crear una pista de auditoría. La administración de una entidad es responsable del establecimiento y mantenimiento de los controles internos. Para las entidades que requieren una auditoría, la firma de contabilidad proporciona una opinión de la efectividad de los controles.

Preventivo vs. Detective

Los controles internos se definen ampliamente en una de dos categorías: preventivo o de detective. Los controles internos preventivos son políticas y procedimientos que no permiten que ocurran ciertos eventos. Los controles internos preventivos son proactivos y la primera línea de defensa en un sistema de contabilidad financiera. Los controles internos del detective son los procedimientos de respaldo que aseguran que los controles internos preventivos funcionen según lo previsto. Los elementos o eventos perdidos por la primera línea de defensa tienen el potencial de ser capturados por este segundo conjunto de controles.

Controles internos Agrupaciones amplias

Los controles internos también se pueden agrupar de acuerdo con la actividad o política que promulguen. Para los controles preventivos, el control interno más común es la implementación de la segregación de funciones. Las tareas se delegan entre varias personas para garantizar que ninguna persona en particular esté en condiciones de autorizar, registrar y custodiar una transacción financiera y el activo resultante. La autorización de facturas y la verificación de los gastos son controles internos. Además, los controles internos preventivos incluyen limitar el acceso físico a equipos, inventario, efectivo y otros activos.

Los controles internos del detective incluyen el uso de revisiones de desempeño, incluido el uso de presupuestos, pronósticos y otros puntos de referencia. Las condiciones inesperadas o los resultados inusuales requieren seguimiento. Las conciliaciones se usan para comparar conjuntos de datos, y se toman medidas correctivas sobre las diferencias materiales. Otros controles internos de detective incluyen auditorías externas de firmas contables y auditorías internas de activos tales como inventario.

Limitaciones de los controles internos

Independientemente de las políticas y los procedimientos establecidos por una organización, solo se puede garantizar razonablemente que los controles internos sean efectivos y la información financiera sea correcta.La efectividad de los controles internos está limitada por el juicio humano. Con frecuencia, una empresa brindará al personal de alto nivel la capacidad de anular los controles internos por razones de eficiencia operativa. Finalmente, los controles internos se pueden sortear mediante la colusión. Los empleados que trabajan en conjunto pueden actuar de manera tal que los controles internos no puedan detectar o evitar que ocurra un fraude.